第三方物流信息系統(tǒng)運行管理的內(nèi)容

(1)曰常工作

1)數(shù)據(jù)的收集。

例如，在庫存管理工作中，對于進(jìn)貨、出貨的業(yè)務(wù)處理，每天的業(yè)務(wù)都應(yīng)該及時、準(zhǔn)確地收集起來并錄入計算機。這里的任務(wù)包括三項：數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)校驗數(shù)據(jù)錄人。收集工作常常是由分散在各行業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)管理人員進(jìn)行的。因此，其組織工作往往是比較難以進(jìn)行的。然而，如果這一工作不做好，整個系統(tǒng)的工作就會建立在“沙灘”上的。系統(tǒng)主管人員應(yīng)該努力通過各種方法提高這些人員的技術(shù)水平和工作責(zé)任感，對他們的工作進(jìn)行評價、指導(dǎo)和幫助，以便提高所收集數(shù)據(jù)的質(zhì)量，為系統(tǒng)有效的工作打下堅實的基礎(chǔ)。

2)數(shù)據(jù)校驗的工作。

在較小的系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)校驗的工作往往是由系統(tǒng)主管人員自己來完成的。在較大的系統(tǒng)中，一般需要設(shè)置專職人員來完成這一任務(wù)，國外稱其為數(shù)據(jù)控制人員。需要指出的是，對于擔(dān)負(fù)數(shù)據(jù)校驗工作的人員，對其業(yè)務(wù)要求是比較高的。因為，對于信息系統(tǒng)來說，最重要的資源數(shù)據(jù)，一切硬件、軟件及其他資源，都是為了保證數(shù)據(jù)的及時、完整及準(zhǔn)確，整個系統(tǒng)的效率或?qū)ν獾男蜗蠖家蕾囉谒４娴臄?shù)據(jù)。無論多先進(jìn)的硬件設(shè)備，無論多么完善的加工功能，如果沒有及時、完整、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，都不能發(fā)揮實際的效益。我們的許多系統(tǒng)，正是在這一點上重視不夠，形成了“進(jìn)去的是垃圾，出來的還是垃圾”的局面。這種情況不但使系統(tǒng)無法實際使用，而且使用戶對系統(tǒng)喪失信心，給計算機應(yīng)用的推廣造成了很不好的影響。而保證數(shù)據(jù)的及時、準(zhǔn)確和完整，并不只是計算機技術(shù)本身的問題，而是與具體業(yè)務(wù)緊密聯(lián)系的。在數(shù)據(jù)由手工處理方式轉(zhuǎn)變到計算機處理的過程中，要把好關(guān)是不容易的。一方面，校驗者必須對系統(tǒng)所處理的業(yè)務(wù)有足夠的了解，許多數(shù)據(jù)的正確或錯誤是不能只從數(shù)據(jù)本身字面上來判斷的，往往需要對數(shù)據(jù)的邏輯含義加以理解，甚至需要相當(dāng)?shù)膶嵺`經(jīng)驗。對于系統(tǒng)所處理的業(yè)務(wù)一無所知是不可能做好校驗工作的。另一方面，從事校驗工作的人，又必須對計算機系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的要求（包括格式、范圍、平衡關(guān)系等）有確切的了解。一般地說，對于計算機處理的要求、長處、弱點，要有比較清楚的認(rèn)識。因此，無論是由系統(tǒng)主管人員自己擔(dān)負(fù)這一工作，還是由專職人員來校驗，都必須給予足夠的重視。當(dāng)然，我們可以通過提高數(shù)據(jù)收集人員的業(yè)務(wù)水平，來減輕數(shù)據(jù)校驗工作的負(fù)擔(dān)。然而，單靠這方面工作是不行的。如前所述，數(shù)據(jù)收集人員一般來說是業(yè)務(wù)人員，并且在行政上也不屬于信息處理的專職部門。因此，數(shù)據(jù)校驗這種“數(shù)

據(jù)把關(guān)”的工作是不可缺少的。

3)錄人工作。

錄人工作的要求是迅速與準(zhǔn)確。錄人人員的責(zé)任在于把經(jīng)過校驗的數(shù)據(jù)送入計算機，他們應(yīng)嚴(yán)格地把收到的數(shù)據(jù)及時準(zhǔn)確地錄人計算機系統(tǒng)，一般來說，錄入的數(shù)據(jù)是記載在某種磁性介質(zhì)上（如磁盤、磁帶)。他們并不對數(shù)據(jù)在邏輯上、具體業(yè)務(wù)中的含義進(jìn)行考慮與承擔(dān)責(zé)任，這一責(zé)任是由校驗人員承擔(dān)的，錄人人員只需要保證送人計算機的數(shù)據(jù)與紙面上的數(shù)據(jù)嚴(yán)格一致一這是由錄人人員與校驗人員的職責(zé)來決定的。因此，不能由錄人人員代替校驗人員。當(dāng)然，這兩項工作也是截然分開的。某些校驗工作是在錄人之前完成的。例如，某些顯而易見的超出合理范圍的數(shù)據(jù)，應(yīng)在錄人之前排除，同時需要大量準(zhǔn)備好的程序來檢驗錄人工作的質(zhì)量。在許多系統(tǒng)中，為了保證重要數(shù)據(jù)的安全，常常在錄人或更新數(shù)據(jù)時，先把新錄入的數(shù)據(jù)庫放在臨時的工作文件之中，而不讓錄人人員直接接觸重要數(shù)據(jù)文件本身。待檢驗確認(rèn)無誤后，再由系統(tǒng)管理人員或負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)檢驗的人員運行專門的程序，存人數(shù)據(jù)或進(jìn)行更新?？傊?，必須由系統(tǒng)管理人員本身或比較熟悉系統(tǒng)的專職人員把關(guān)，以確保系統(tǒng)的安全。這方面的工作，局外人并不直接了解，然而，卻是整個系統(tǒng)有效工作的基礎(chǔ)。它看起來很瑣碎、很單調(diào)，然而卻非常重要。

(2)系統(tǒng)運行情況的記錄

在完成上述各項日常管理工作的同時，應(yīng)該對系統(tǒng)的工作情況進(jìn)行詳細(xì)的記錄。這個問題常常容易被忽略，因此，我們在這里作進(jìn)一步的強調(diào)和說明。系統(tǒng)的運行情況如何，是對系統(tǒng)管理、評價十分重要且十分寶貴的資料。人們對于信息系統(tǒng)的專門研究，還只是剛剛開始，許多問題都處于探討之中。即使從某一部門某一單位來說，也需要從實踐中摸索和總結(jié)經(jīng)驗，把信息處理工作的水平進(jìn)一步提高。而不少單位卻缺乏系統(tǒng)運行情況的基本數(shù)據(jù)，只停留在一般印象上，無法對系統(tǒng)運行情況進(jìn)行科學(xué)的分析和合理的判斷，難以進(jìn)一步提高信息系統(tǒng)的工作水平，這是十分可惜的。信息系統(tǒng)的主管人員應(yīng)該從系統(tǒng)運行的一開始就注意積累系統(tǒng)運行情況的詳細(xì)資料。

在信息系統(tǒng)的運行過程中，需要收集和積累的資料包括以下幾個方面：

1)有關(guān)工作數(shù)量的信息。

例如，開機的時間，每天、每周、每月提供的報表的數(shù)量，每天、每周、每月錄人的數(shù)據(jù)的數(shù)量，系統(tǒng)中積累的數(shù)據(jù)量，修改程序的數(shù)量，數(shù)據(jù)使用的頻率，滿足用戶臨時要求的數(shù)量，等等。這些數(shù)據(jù)反映了系統(tǒng)的工作負(fù)擔(dān)及所提供的信息服務(wù)的規(guī)模。這是反映計算機應(yīng)用系統(tǒng)功能的最基本的數(shù)據(jù)。

2)工作的效率。

即系統(tǒng)為了完成所規(guī)定的工作，占用了多少人力、物力及時間。例如，完成一次年度報表的編制，用了多長時間、多少人力。又如，使用者提出一個臨時的查詢要求，系統(tǒng)花費了多長時間才給出使用者所要的數(shù)據(jù)。此外，還有系統(tǒng)在曰常運行中理性操作所花費的人力是多少、消耗性材料的使用情況如何，等等。隨著經(jīng)濟體制的改革，各級領(lǐng)導(dǎo)越來越多地注意經(jīng)營管理。任何新技術(shù)的采用，如果不注意經(jīng)濟效益，是不可能得到廣泛應(yīng)用的。

3)系統(tǒng)所提供的信息服務(wù)的質(zhì)量。

信息服務(wù)和其他服務(wù)一樣，不能只看數(shù)量，不看質(zhì)量。如果一個信息系統(tǒng)生成的報表并不是管理工作所需要的，管理人員使用起來也并不方便，那么這樣的報表生成得再多再快也是沒有意義的。同樣，使用者對于提供的方式是否滿意、所提供信息的精確程度是否符合要求、信息提供得是否及時、臨時提出的信息需求能否得到滿足，等等，也在信息服務(wù)的質(zhì)量范圍之內(nèi)。

4)系統(tǒng)的維護修改情況。

系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)、軟件和硬件都有一定的更新、維護和檢修的工作規(guī)程。這些工作都要有詳細(xì)的及時的記載，包括維護工作的內(nèi)容、情況、時間、執(zhí)行人員等。這不僅是為了保證系統(tǒng)的安全和正常運行，而且有利于系統(tǒng)的評價及進(jìn)一步擴充。

5)系統(tǒng)的故障情況。

無論故障大小，都應(yīng)該及時地記錄以下這些情況：故障的發(fā)生時間、原因分析。這里要注意的是，我們所說的故障不僅是計算機本身的故障，而是整個信息系統(tǒng)的故障。同樣，收集來的原始數(shù)據(jù)有錯，這也不是計算機信息系統(tǒng)故障，然而這些錯誤的類型、數(shù)量等統(tǒng)計數(shù)據(jù)是非常有用的資料，其中包含了許多有益的信息，對于整個系統(tǒng)的擴充與發(fā)展具有重要的意義。